Por qué se usa esta forma.
Use esta forma para reportar las contribuciones al seguro social y al seguro Medicare si el domicilio principal de
su negocio está en Puerto
Rico.
Aviso:
Los patronos de las siguientes categorías de empleados no suelen radicar la Forma 941-PR:
- Empleados domésticos. Vea el Anejo H-PR (Forma 1040-PR), Contribuciones sobre el Empleo de Empleados
Domésticos, y la Publicación 926, Household Employer's Tax Guide (en inglés).
- Empleados agrícolas. Vea la Forma 943-PR, Planilla para la Declaración Anual de la Contribución
Federal del Patrono de Empleados Agrícolas, y la Circular PR (Publicación 179), Guía Contributiva Federal para
Patronos Puertorriqueños.
Las instrucciones para la Circular PR (Pub. 179) contienen información que explica las clases de patronos y empleados que
tienen que pagar
las contribuciones al seguro social y al seguro Medicare. La Circular PR (Pub. 179) también explica los tipos de pagos (incluyendo
las propinas
y ciertos beneficios marginales sujetos a la contribución) que se definen por ley como salarios, el cómputo y la deducción
de la
contribución correspondiente al (a la) empleado(a), cómo se corrigen los errores y otros factores que usted debe conocer para
poder
cumplir con la ley. Se puede obtener la Circular PR (Pub. 179) gratuitamente en la oficina del Servicio Federal de Rentas
Internas (IRS), 7
Tabonuco Street, Suite 120, San Patricio Office Center, Guaynabo, PR 00966. Si tiene alguna pregunta acerca de las contribuciones
sobre el empleo, nos
puede llamar al 1-800-829-4933.
Quién debe radicar la planilla.
Usted deberá radicar la Forma 941-PR en el primer trimestre en el que pague salarios sujetos al seguro social, así
como en cada uno
de los trimestres siguientes. No use la Forma 941-PR si su negocio principal no está en Puerto Rico; en ese caso comuníquese
con el
IRS.
Aviso:
Si usted liquida su negocio o deja de pagar salarios, por favor, radique una planilla final. Asegúrese de completar
la información
requerida en la línea
A. Si radica una planilla final usando la Forma 941-PR, usted deberá suministrarles a sus empleados
también las Formas 499R-2/W-2PR para la fecha en que se debe radicar la planilla final. Radique las Formas 499R-2/W-2PR con
la
Administración del Seguro Social (
SSA) para el último día del mes que sigue a la fecha en que se debe radicar su
última Forma 941-PR.
Una vez radicada la planilla, el
IRS le enviará una Forma 941-PR cada tres meses. Usted tiene que radicar cada trimestre aun
cuando no tenga una obligación contributiva para reportar. Si no la recibe, solicítela con anticipación para que pueda radicar
la
planilla a tiempo.
Patronos estacionales (por temporadas).
Los patronos estacionales, es decir, los que sólo contratan a empleados por temporadas, ya no tienen que radicar una
planilla por los
trimestres durante los cuales no han tenido una obligación contributiva, debido a que no han pagado salarios en esos trimestres.
Para avisarle
al
IRS del hecho de que usted no va a radicar una planilla por uno o más trimestres del año, marque el encasillado “
patrono
estacional” que aparece en la línea
B de la Forma 941-PR. El
IRS le enviará por correo dos Formas 941-PR al
patrono estacional una vez al año a partir del primero de marzo. La información impresa no incluirá la fecha del último
día del trimestre.
Usted deberá anotar la fecha en que terminó el trimestre cuando radique la planilla. El
IRS, por regla general, no suele investigar las planillas no radicadas si se radica por lo menos una planilla al año. Aún
así, deberá marcar el encasillado “
patrono estacional” en
cada planilla trimestral que radique. De lo contrario, el
IRS esperará la radicación de una planilla por cada trimestre del año.
Cuándo se debe radicar la planilla.
Cada trimestre del año natural (calendario), usted deberá radicar una planilla el, o antes del, día en que vence el
plazo para
radicarla, tal como se indica a continuación:
Si depositó a tiempo en su totalidad la contribución que adeudaba durante un trimestre, usted tendrá hasta 10 días
adicionales a partir de la fecha indicada en la lista de arriba para radicar. Si la fecha para radicar una planilla cae un
sábado, domingo o
día feriado, usted puede radicar la misma el próximo día comercial.
Consejo:
Puede radicar la Forma 941-PR por medios electrónicos y recibirá una confirmación, comprobando la radicación de esta
planilla. Además, pueden ser disponibles unas opciones a pagar la contribución adeudada por medios electrónicos. Visite al
sitio
del
IRS en la red
internet en la página
www.irs.gov/efile para detalles.
Dónde se radica la planilla.
Envíe el original de la planilla al
Internal Revenue Service Center, Philadelphia, PA 19255-0005 si usted no incluye un pago. De
lo contrario, envíe esta planilla junto con la
Forma 941-V(PR), Pago-Comprobante, al
Internal Revenue Service, P.O. Box
80106, Cincinnati, OH 45280-0006.
Usted puede llamar al Servicio Federal de Rentas Internas (IRS), sin tarifa, al 1-800-829-4933 para pedir los cupones de depósito
de contribuciones federales (Forma 8109) y también para satisfacer cualquier duda que tenga sobre cómo llenar la Forma 941-PR,
las
reglas de depósito de contribución o sobre cómo se obtiene un número de identificación patronal (EIN).
Cómo obtener formas y publicaciones
Computadora personal.
Usted puede comunicarse con el
IRS en la red
internet las 24 horas al día y los 7 días de la semana en la
página
www.irs.gov para bajar (descargar) las formas, instrucciones y publicaciones disponibles.
Por teléfono.
Si usted es residente de las Islas Vírgenes o de Puerto Rico, puede pedir formas y publicaciones las 24 horas al día
y los 7
días de la semana, llamando al
1-800-TAX-FORM (1-800-829-3676).
Por correo.
Si usted desea solicitar formas por correo, envíe su solicitud al
IRS Eastern Area Distribution Center, P.O. Box 85074, Richmond,
VA 23261-5074.
En persona.
Usted puede obtener formas en persona visitando nuestra oficina en Guaynabo.
Nombre, dirección y número de identificación patronal.
Use la
Forma 941-PR que recibió con la dirección impresa. Si tiene que usar una forma que no lleva su dirección
impresa, escriba su nombre y su
EIN tal como aparecen en sus planillas anteriores. Anote, además, el último día del
trimestre por el que radica la planilla. Nunca use el
EIN de un dueño anterior.
Si está sujeto(a) a la contribución al seguro social y al Medicare y aún no ha solicitado su
EIN, llene la
Forma SS-4PR, Solicitud de Número de Identificación Patronal (
EIN). Puede obtenerla en las oficinas del
IRS o de la
SSA. Por favor, no incluya su número de seguro social cualquier planilla que requiera un
EIN.
Si no ha recibido un
EIN para la fecha en que tenga que radicar una planilla, escriba “
Solicitado” y la fecha de la solicitud en
el espacio donde se anota el
EIN. Si ha recibido dicho número para la fecha en que tenga que hacer un depósito de
contribución, envíe el pago a la oficina del
IRS en Cincinnati (cuya dirección aparece más arriba).
Hágalo a la orden del “
United States Treasury” y escriba en el mismo su nombre (como aparece en la Forma SS-4PR),
dirección, clase de contribución, período correspondiente y la fecha en que solicitó el
EIN. Si desea
más información sobre el
EIN, vea la
Publicación 583, Starting a Business and Keeping Records,
en inglés.
Nota:
Asegúrese siempre de que el EIN incluido en la planilla que usted radica coincide con el EIN asignado a su negocio por el
IRS. Si radica una
Forma 941-PR con un EIN equivocado o si incluye el EIN de otro negocio, quizás tendrá que pagar una multa, penalidad o sufrir
una demora
en el procesamiento de su planilla.
Multas e intereses.
Hay multas por radicar, pagar o depositar fuera de plazo, a menos que se demuestre una causa justificada para ello.
Si se ve obligado a radicar su
planilla fuera de plazo, incluya una explicación detallada por escrito.
Hay también multas por dejar de:
(a) entregar las Formas 499R-2/W-2PR a sus empleados y radicar copias de las mismas con la
SSA; y
(b) depositar contribuciones cuando hay que hacerlo. Además, existen multas por dejar intencionalmente de radicar
planillas y de pagar contribuciones cuando se le obliga a hacerlo y también por radicar planillas falsas o fraudulentas o
por emitir cheques
sin fondos.
Se le cobran los intereses sobre contribuciones pagadas fuera de plazo usando la tasa establecida por la ley. Vea
la Circular PR (Pub. 179) para
más información.
Importante:
Se podrá aplicar una Multa por Recuperación del Fondo Fiduciario si no se retienen o no se pagan al
United States Treasury
las contribuciones al seguro social y al seguro Medicare que el patrono debiera haber retenido. Esta multa puede aplicar a
ciertos oficiales o
empleados de una corporación, a los empleados de un negocio por cuenta propia o a ciertos socios o empleados de una sociedad
colectiva
(
partnership) que se hacen responsables de pagar esas contribuciones y por ello tienen que pagar la multa equivalente a la cuantía
de las contribuciones no pagadas. Vea el apartado
11 de la Circular PR (Pub. 179) para más información sobre quienes pudieran
ser responsables de pagar la Multa por Recuperación del Fondo Fiduciario.
Retención de la contribución federal sobre ingresos
En el caso de un(a) empleado(a) que es ciudadano(a) de los Estados Unidos y que trabaja para un patrono que no sean los Estados
Unidos o alguna de
sus agencias, no hay que retener la contribución federal sobre ingresos de los salarios pagados a dicho(a) empleado(a), si
el patrono
está obligado a retener la contribución sobre ingresos de Puerto Rico en conformidad con sus leyes o cuando es razonable creer
que tal
empleado(a) será, durante todo el año calendario, residente de buena fe (bona fide) de Puerto Rico. No obstante, si un
patrono tiene un(a) empleado(a) en Puerto Rico, que es ciudadano(a) de los Estados Unidos y de cuyos salarios no se exige
la retención de la
contribución sobre ingresos de acuerdo con la ley de Puerto Rico, y si tal empleado(a) no piensa adquirir residencia de buena
fe (bona
fide) en Puerto Rico por todo el año calendario, dicho patrono está obligado a retener la contribución federal sobre
ingresos de los salarios pagados al (a la) mencionado(a) empleado(a). En casos como éste, el patrono deberá consultar con
nuestra
oficina del IRS en Guaynabo.
Use la Forma 941, Employer's Quarterly Federal Tax Return, en inglés, en lugar de la Forma 941-PR si usted tiene que
retener la contribución federal sobre ingresos de los salarios pagados a sus empleados. Puede obtener las formas necesarias
y las instrucciones
pertinentes en nuestra oficina en Guaynabo o descargándolas de la página del IRS en el internet
www.irs.gov.
Si el total de sus contribuciones netas por pagar (línea 10 de la planilla) asciende a $2,500 ó más para el
trimestre, usted tiene que depositar las contribuciones por pagar en una institución financiera autorizada, usando la Forma 8109,
Federal Tax Deposit Coupon (Cupón para el depósito de contribuciones federales), o mediante el sistema EFTPS
(Electronic Federal Tax Payment System).
Usted tiene que hacer depósitos electrónicos mediante el sistema EFTPS de todas las contribuciones por depositar (tales
como cantidades depositadas por concepto de las contribuciones por razón del empleo, sobre los artículos de uso y consumo
o la
contribución federal sobre el ingreso correspondiente a corporaciones) que surjan durante el 2003 si:
- El total de dichas contribuciones durante el 2001 excedió de $200,000 ó
- Usted tuvo que usar el sistema EFTPS en el 2002.
Si usted está obligado(a) a usar el sistema EFTPS y no lo hace, pudiera estar sujeto(a) a pagar una multa del 10%. Si no tiene
que usar el sistema EFTPS, usted puede hacerlo voluntariamente. Para tener acceso al sistema EFTPS o para obtener más
información sobre el mismo, llame al 1-800-555-4477 ó visite el sitio en la red internet del sistema EFTPS
www.eftps.gov.
Vea el apartado 11 de la Circular PR (Pub. 179) para más información y para las reglas que tienen que ver con los
depósitos de contribuciones federales, así como para determinar su clasificación de depositante de itinerario mensual
o bisemanal.
