Instrucciones para la Forma 944-PR (2006)

Instrucciones Generales: Cómo comprender la Forma 944-PR

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Tabla de contenidos

La ley federal requiere que usted, como patrono(a) o empleador(a), les retenga las contribuciones a los cheques de sueldo o salario de sus empleados. Cada vez que usted paga salarios, debe retener — es decir, sacar de los cheques de salario de sus empleados — ciertas cantidades para pagar las contribuciones al seguro social y al seguro Medicare (las contribuciones sobre la nómina). De acuerdo con el sistema de la retención de contribuciones, éstas mismas que se les retienen a sus empleados se acreditarán en sus cuentas del seguro social para pagar sus obligaciones contributivas correspondientes.

La ley federal también requiere que sólo el patrono(a) o empleador(a) pague cualquier obligación resultante de las contribuciones al seguro social y al seguro Medicare correspondientes al(la) patrono(a) o empleador(a). No se les retiene esta porción de las contribuciones al seguro social y al seguro Medicare a los empleados.

¿Por qué se usa la Forma 944-PR?

Se ha diseñado la Forma 944-PR, Planilla para la Declaración Federal ANUAL del Patrono, para que los patronos o empleadores de los negocios más pequeños (por regla general, los que suelen tener una obligación contributiva anual para las contribuciones al seguro y al seguro Medicare de $1,000 ó menos) tengan que rendir y pagar dichas contribuciones solamente una vez al año, en vez de tener que hacerlo cada trimestre. Estas instrucciones le darán a usted algunos datos de fondo sobre la Forma 944-PR. Le informarán quién debe rendir la planilla, cómo se debe llenarla línea por línea y cuándo y dónde se debe enviarla. Si usted desea recibir más información en gran detalle acerca de los temas relacionados con las contribuciones sobre la nómina contenidos en la Forma 944-PR, consulte la Publicación 179 (Circular PR), Guía Contributiva Federal para Patronos Puertorriqueños, o visite nuestra ciberpágina de la internet en www.irs.gov y escriba “Employment Tax (contribución sobre el empleo)” en el encasillado que dice “Search” (Busque).

Use la Forma 944-PR para informar:

Contribuciones sobre la nómina (las contribuciones al seguro social y al seguro Medicare correspondientes tanto al patrono como al (a la) empleado(a)),
Ajustes a las contribuciones al seguro social y al seguro Medicare por fracciones de centavos, compensación por enfermedad, propinas y el seguro temporal de vida colectivo, correspondientes al año actual; y
Ajustes a las contribuciones sobre la nómina correspondientes a años anteriores (incluya la Forma 941c(PR)).

¿Quién debe radicar la Forma 944-PR?

Por regla general, si el IRS le ha informado a usted que debe rendir la Forma 944-PR, debe entonces rendir la Forma 944-PR para informar:

Salarios que usted haya pagado,
Propinas que sus empleados hayan recibido y
Contribuciones al seguro social y al Medicare correspondientes tanto al patrono o empleador(a) como al(la) empleado(a).

Usted tiene que rendir una Forma 944-PR para cada año aun cuando no tenga ninguna contribución que debe ser informada (o si debe informar contribuciones superiores a $1,000), a no ser que el IRS le notifique que usted tiene que empezar a rendir la Forma 941-PR debido a un cambio de sus requisitos para rendir. Sin embargo, vea, ¿Qué ocurre si usted no quiere rendir la Forma 944-PR?, más adelante en esta página.

En febrero el IRS les enviarán a los patronos o empleadores elegibles una notificación por escrito que les informará que ellos deben rendir la Forma 944-PR si la obligación contributiva anual esperada por sus contribuciones al seguro social y al Medicare será de $1,000 ó menos.

Si usted cree que es elegible para rendir la Forma 944-PR del 2006, pero el IRS no le ha notificado del hecho, por favor, llámele al 1-800-829-0115 para averiguar si usted puede rendir la Forma 944-PR. Si se comunica con el IRS y el mismo determina que usted puede rendir la Forma 944-PR, recibirá una notificación del IRS informándole que se ha cambiado su requisito de rendir. Para determinar si usted puede rendir la Forma 944-PR a fin de informar su obligación contributiva de contribuciones sobre el empleo, debe comunicase con el IRS el, o antes del, 1 de abril del 2006.

Los patronos o empleadores nuevos también serán elegibles para rendir la Forma 944-PR si reúnen los requisitos necesarios. Los que rinden la Forma SS-4PR, Solicitud de Número de Identificación Patronal (EIN), tienen que marcar en el encasillado de la línea 13 de la Forma SS-4PR el máximo número de empleados que esperan tener en los 12 meses siguientes y deben marcar el encasillado Sí o el encasillado No para indicar si esperan tener una obligación de contribuciones sobre el empleo de $1,000 ó menos o si esperan pagar $4,000 ó menos por concepto de sueldos o salarios durante el año calendario (natural). Si un(a) patrono(a) o empleador(a) nuevo(a) informa en el encasillado de la línea 13 de la Forma SS-4PR que espera tener una obligación contributiva de contribuciones sobre el empleo de $1,000 ó menos, el IRS le informará a él (o ella) que éste(a) debiera rendir la Forma 944-PR para declarar sus contribuciones al seguro social y al Medicare.

¿Qué ocurre si usted no quiere rendir la Forma 944-PR?

Usted debe rendir la Forma 944-PR si le han notificado de que tiene que hacerlo, a menos que usted reúna ciertas excepciones. Si el IRS le ha notificado de que usted debe rendir la Forma 944-PR y una excepción listada más abajo le corresponde, usted puede comunicarse con el IRS acerca de su situación de rendir por teléfono marcando el 1-800-829-0115. Para determinar si puede rendir la Forma 941-PR trimestral para informar sus contribuciones, usted debe comunicarse con el IRS el, o antes del 1 de abril del 2006. Usted quizás pueda ser elegible para rendir la Forma 941-PR trimestral, en vez de la Forma 944-PR anual, si anticipa que su obligación para el 2006 para las contribuciones al seguro social y al seguro Medicare excederá de $1,000.

Si se pone en contacto con el IRS y éste determine que usted es elegible para rendir las Formas 941-PR en vez de la Forma 944-PR, usted recibirá una notificación por escrito de que su requisito de rendir una planilla de contribución se ha cambiado.

¿Quién no puede rendir la Forma 944-PR?

Los siguientes patronos o empleadores no pueden rendir la Forma 944-PR:

Los que no han sido notificados. Si el IRS no le notifica que usted es elegible para rendir la Forma 944-PR, por favor, no rinda dicha planilla. Sin embargo, como se explicó anteriormente, usted puede llamar al IRS marcando el 1-800-829-0115 el, o antes del, 1 de abril del 2006 para determinar si puede o no rendir la Forma 944-PR.
Patronos o empleadores de empleados domésticos. Si usted emplea solamente a empleados domésticos, por favor, no rinda la Forma 944-PR. Para mayor información, vea la Publicación 926, Household Employer's Tax Guide (Guía contributiva para patronos o empleadores de empleados domésticos), en inglés, y la Anexo H-PR (Forma 1040-PR), Contribuciones sobre el Empleo de Empleados Domésticos.
Patronos o empleadores de empleados agrícolas. Si usted emplea solamente a empleados agrícolas, por favor, no rinda la Forma 944-PR. Para mayor información, vea la Publicación 179 (Circular PR), Guía Contributiva Federal Para Patronos Puertorriqueños, y la Forma 943-PR, Planilla para la Declaración Anual de la Contribución Federal del Patrono de Empleados Agrícolas.

¿Qué pasará si usted reorganiza o cierra su negocio?

Si usted vende o transfiere su negocio . . .

Si vende o transfiere su negocio, tanto usted como el(la) nuevo(a) dueño(a) deben cada uno(a) radicar una Forma 944-PR o Formas 941-PR, cualquiera que corresponda a su caso, para el año en el cual se celebró la transferencia. Informe únicamente los sueldos y salarios que usted mismo(a) pagó.

Cuando se consolidan dos empresas, la empresa que continúa en vigor debe rendir una planilla para el año en el cual se ocurrió la fusión y la otra empresa debería rendir una planilla final.

Cuando una clase de negocio se cambia a otra - tal como un negocio de un(a) solo(a) dueño(a) que se convierte en una sociedad colectiva (partnership) o en una corporación (sociedad anónima) - se considera este tipo de cambio como una transferencia. Vea el apartado 1 de la Publicación 15 (Circular E), en inglés, para más detalles. Si se le ocurre una transferencia, usted quizás tendrá que obtener un Número de Identificación Patronal (EIN, siglas en inglés) nuevo. Asegúrese de incluir una declaración que informa lo siguiente:

Nombre del(la) dueño(a) nuevo(a) (o el nombre nuevo de la empresa).
Sobre si la empresa actualmente es un negocio propio, sociedad colectiva (partnership) o corporación (sociedad anónima).
Clase de cambio que se efectuó (venta o transferencia).
Fecha en la cual se efectuó el cambio.
Nombre del individuo que lleva los récords de la nómina y la dirección donde se guardarán tales récords.

Si se cierra su negocio . . .

Si usted cierra su negocio o deja de pagar sueldos y salarios a sus empleados, tiene que rendir una planilla final. Para informarle al IRS que la planilla para cierto año va a ser su planilla final, por favor, marque el encasillado de la Parte 3 en la página 2 de la Forma 944-PR y anote la última fecha en la cual usted pagó salarios. Incluya además con su planilla una declaración en la cual se indica el nombre del individuo que mantiene los récords para la nómina y la dirección donde se guardarán dichos récords.

Si participó en una fusión estatutoria o consolidación, o califica para la clasificación de predecesor-sucesor debido a una adquisición, usted debería, por lo general, rendir el Anexo D (Schedule D) de la Forma 941, Report of Discrepancies Caused by Acquisitions, Statutory Mergers, or Consolidations, en inglés. Vea las instrucciones para el Anexo D (Forma 941) a fin de determinar si usted debería rendir el Anexo D (Forma 941) y cuando debería rendirlo.

¿Cuándo se debe rendir la planilla?

Por favor, rinda su Forma 944-PR el, o antes del, 31 de enero del 2007, es decir, después del final del año calendario (natural) 2006. Si hizo depósitos para liquidar el saldo de su contribución total adeudada el, o antes del, 31 de enero del 2007, usted tendrá 10 días del calendario (naturales) adicionales a partir de dicha fecha para rendir su Forma 944-PR.

Una vez rendida su primera Forma 944-PR, usted tiene que seguir rindiendo dicha forma para cada año sucesivo aun cuando no tenga ninguna contribución que informar (a no ser que rinda su última planilla. Vea, Si se cierra su negocio..., anteriormente) o hasta que el IRS le notifique que debe rendir la Forma 941-PR:

Por favor, rinda la Forma 944-PR solamente una vez al año.

Si el IRS le notificó que debiera rendir la Forma 944-PR, por favor, ríndala (y no la Forma 941-PR) aunque su obligación contributiva para el 2006 exceda de $1,000.

Consideramos que se rindió su planilla a su debido tiempo si la misma fue enviada a la dirección correcta con categoría de “First Class” o si fue enviada usando uno de los servicios de entrega privados aceptados por el IRS para la fecha de vencimiento de la radicación de la planilla. Vea la Publicación 179 (Circular PR) para más información acerca de los servicios de entrega privados aceptados por el IRS.

Si cualquier fecha para radicar una planilla, indicada arriba, cae en un sábado, domingo o día feriado, usted puede rendir la planilla el próximo día comercial.

¿Cómo deberá usted completar la Forma 944-PR?

Repase la información sobre su negocio en la parte superior de la planilla

Si usa una Forma 944-PR que contiene el nombre y dirección de su negocio ya impresos en la parte superior de la planilla, por favor, asegúrese de que esta información aparece correcta. Si usted le paga a un(a) profesional para que éste(a) le llene la Forma 944-PR, asegúrese de que dicha persona usa el nombre y EIN del negocio de usted exactamente como aparecen en la planilla impresa que le enviamos. Por favor, examine cuidadosamente su EIN para asegurar de que es idéntico al EIN que le concedió el IRS a su negocio. Si cualquier información aparece incorrecta, táchela y escriba a maquinilla o en letras de molde la información correcta. Vea además, Si usted cambia su nombre o dirección..., más adelante.

Si usted no usa una Forma 944-PR con la información ya impresa, escriba a mano o a maquinilla su EIN, nombre y dirección en los espacios provistos. Usted debe anotar su nombre y EIN aquí y también en la parte superior de la segunda página. Por favor, no use su propio número de seguro social (SSN) ni su número de identificación personal del(la) contribuyente (ITIN). Por lo general, usted anotará el nombre comercial (legal) que había usado al solicitar su EIN en la Forma SS-4PR, Solicitud de Número de Identificación Patronal (EIN). Por ejemplo, si usted es dueño(a) único(a) de su negocio, anotará Roberto Herrera en la línea que dice “Nombre” y “Bicicletas Roberto” donde dice “Nombre comercial”. Deje en blanco la línea “Nombre comercial” si este nombre es igual al “Nombre” de usted.

Número de identificación patronal (EIN). Para asegurar de que los negocios cumplen con las leyes federales de la contribución, el IRS se ocupa de controlar los pagos de contribución mediante el uso de un sistema de números. El número de identificación patronal (EIN) es un número especial y singular que consta de nueve dígitos que el IRS les expide a todas las corporaciones y sociedades colectivas, así como a algunos negocios de un(a) solo(a) dueño(a). Todo negocio que tiene que obtener un EIN debe solicitar este número y anotarlo en toda planilla, pago o informe de contribución mientras que siga en operación.

Su negocio deberá tener solamente un EIN. Si tiene más de un número y usted no está seguro(a) del número que debe usar, consulte la oficina del IRS donde usted suele rendir sus planillas de contribución (la dirección que usa cuando no debe incluir un pago, la cual aparece en la página 5) ó llame a la Business & Specialty Tax Line (1-800-829-4933) del IRS. Los que usan el sistema TTY/TDD pueden marcar el 1-800-829-4059.

Si usted no tiene un EIN, solicítele uno al IRS por correo, por teléfono o por fax. Usted puede bajar la Forma SS-4PR, Solicitud de Número de Identificación del Patrono (EIN), visitando la ciberpágina del IRS en www.irs.gov. Si usted no tiene su EIN para la fecha de vencimiento para rendir la planilla, por favor, anote “Solicitado” y la fecha de su petición en el espacio para tal número.

Asegúrese siempre de que el EIN que aparece en la planilla que usted rinde es exactamente igual al EIN que el IRS le designó a su negocio. Por favor, no use su número de seguro social personal en ninguna planilla que pida un EIN. La rendición de una Forma 944-PR con un EIN incorrecto o el uso de un EIN que pertenece a otro negocio podría resultar en multas o penalidades y demoras en el proceso de su planilla.

Si usted cambia su nombre o dirección . . .

Notifique al IRS inmediatamente al cambiar su nombre o dirección.

Cambio de nombre. Escriba a la oficina del IRS (donde normalmente rendirá su planilla al no incluir un pago) para informarle al IRS sobre cualquier cambio a su nombre. (Obtenga la Publicación 1635, Understanding Your EIN (Comprendiendo Su EIN), en inglés, para determinar si usted debe solicitar otro EIN).
Cambio de dirección. Llene y envíe la Forma 8822, Change of Address (Cambio de dirección), también en inglés, para informar cualquier cambio a su dirección.

Cómo completar y rendir la Forma 944-PR

Anote las partidas en la Forma 944-PR tal como se muestra a continuación para evitar problemas con el procesamiento:

Use letra de imprenta de tipo Courier de 12 puntos (si posible) para cada anotación que usted escriba a maquinilla o con computadora para llenar su planilla.
Omita el signo de dólares y puntos decimales. El uso de comas es opcional. (Informe las cantidades en dólares a la izquierda del punto decimal que está impreso y los centavos a la derecha del punto.)
Deje en blanco cualquier espacio para anotar datos que tengan un valor de cero (excepto la línea 7).
Anote las cantidades negativas entre paréntesis (si posible). De otra manera, use el signo menos.
Anote su nombre y EIN en todas las páginas y anexos. (Los que usan la Forma 944-PR con la información impresa por el IRS no tienen que anotar su nombre y EIN en la página 2.)

Conciliación de la Forma 944-PR con la Forma W-3PR

El IRS concilia las cantidades informadas en su Forma 944-PR con las cantidades reportadas en las Formas 499R-2/W-2PR y totalizadas en su Forma W-3PR, Transmisión de Comprobantes de Retención. Si las cantidades no concuerdan, es posible que el IRS se comunique con usted para resolver tales discrepancias. Las cantidades que se concilian son:

Sueldos y salarios sujetos a la contribución al seguro social,
Propinas sujetas a la contribución al seguro social y
Sueldos y salarios sujetos a la contribución al seguro Medicare.

Vea el apartado 12 de la Publicación 179 (Circular PR) para mayor información, así como las instrucciones para el Anexo D (Forma 941), en inglés.

¿Debe usted depositar sus contribuciones?

Los patronos o empleadores cuya obligación (cantidad que se debe pagar) para las contribuciones al seguro social y al seguro Medicare es menos de $2,500 para el año no tienen que hacer depósitos de dichas contribuciones y pueden pagarlas rindiendo la planilla a su debido tiempo. No obstante esto, usted puede elegir hacer depósitos de dichas contribuciones aun cuando su contribución por pagar sea menos de $2,500. Si su obligación contributiva para ellas es de $2,500 ó más, vea el diagrama Requisitos para los que Rinden la Forma 944-PR que Deben Hacer Depósitos de Contribuciones Federales más adelante.

Importante: El límite de $2,500 al cual se deben hacer los depósitos de contribuciones federales es distinto a la cantidad de la obligación contributiva anual ($1,000) que permite al(la) patrono(a) o empleador(a) participar en el Programa Anual de la Contribución Federal del(la) Patrono(a) o Empleador(a) y, a su vez, rendir la Forma 944-PR, Planilla para la Declaración Federal ANUAL del Patrono. Los que rinden la Forma 944-PR bajo este programa cuyos negocios tienen éxito y crecen durante el año quizás estarán obligados a hacer depósitos de contribuciones federales (vea el diagrama, más adelante), pero aún rendirán la Forma 944-PR para el año. Si su obligación contributiva total para el año calendario (natural) del 2006 es más de $1,000, el IRS le notificará a usted cuando tiene que rendir las Formas 941-PR trimestrales.

Requisitos para los que Rinden la Forma 944-PR que Deben Hacer Depósitos de Contribuciones Federales
Si Su Obligación Contributiva es:	Su Requisito para Hacer Depósitos será:
Menos de $2,500 para el año	No se requiere ningún depósito. Puede pagar la obligación al rendir su planilla. (Si usted no está seguro(a) si su obligación contributiva para el año va a ser menos de $2,500, haga sus depósitos según las reglas de depósito más adelante.)
$2,500 ó más para el año, pero menos de $2,500 para el trimestre	Haga sus depósitos el, o antes del, último día del mes después del final de un trimestre. Sin embargo, si su obligación contributiva para el cuarto trimestre es menos de $2,500, usted puede pagarla al rendir una Forma 944 a su debido tiempo.
$2,500 ó mas para el trimestre	Usted debe hacer depósitos mensuales o bisemanales dependiendo de su horario de depósitos. Sin embargo, si se le acumulan $100,000 ó más por concepto de contribución en cualquier día, usted debe depositar la contribución el, o antes del, día bancario siguiente. Vea el apartado 11 de la Publicación 179.

¿Qué hay que saber de las multas e intereses?

Evitando el pago de multas e intereses

Usted puede evitar el pago de multas e intereses si:

Deposita las contribuciones cuando se debe hacerlo.
Rinde su Forma 944-PR a su debido tiempo.
Informa correctamente su obligación tributaria (contribución por pagar) en la Parte 2 de su Forma 944-PR.
Somete cheques valederos al IRS.
Entrega las Formas 499R-2/W-2PR correctas a sus empleados.
Rinde los Originales de las mismas ante la Administración del Seguro Social (SSA) a su debido tiempo y sin errores.

No incluya una explicación por el atraso con las copias de la Forma 499R-2/W-2PR que haya rendido ante la SSA. Se cobran multas e intereses sobre las contribuciones pagadas fuera de plazo y sobre las planillas radicadas fuera de plazo a una tasa fijada por la ley. Vea los apartados 11 y 12 de la Publicación 179 (Circular PR), para más detalles.

Use la Forma 843, Claim for Refund and Request for Abatement (Reclamación de reembolso y solicitud de reducción), en inglés, para solicitar una reducción o eliminación de multas e intereses impuestos sobre usted. Por favor, no solicite una reducción o eliminación de multas e intereses mediante la Forma 944-PR o la Forma 941cPR, Planilla para la Corrección de Información Facilitada Anteriormente en Cumplimiento con la Ley del Seguro Social y del Seguro Medicare.

Se le podrá corresponder una multa por recuperación del fondo fiduciario si no se retienen o no se pagan las contribuciones al seguro social y al seguro Medicare que se debieran haber retenido o pagado. Esta multa es la cantidad íntegra de las contribuciones no pagadas al fondo fiduciario. Puede imponerse cuando las contribuciones no pagadas no se pueden recaudar o cobrar al(la) patrono(a) o empleador(a). La multa por recuperación del fondo fiduciario puede ser impuesta a toda persona que el IRS considere responsable de cobrar, tener cuenta de y pagar esas contribuciones y culpable cuando dejan de pagarlas intencionalmente. Vea el apartado 11 de la Publicación 179 (Circular PR) para más información.

¿Adónde deberá usted enviar la planilla?

Envíe el original de la planilla al Internal Revenue Service, P.O. Box 409101, Ogden, UT 84409 si usted no incluye un pago. De lo contrario, envíe esta planilla junto con la Forma 941-V(PR), Pago-Comprobante, al Internal Revenue Service, P.O. Box 105273, Atlanta, GA 30348-5273.

La dirección a la cual usted rendía o pagaba contribución en años anteriores pudiera haberse cambiado. Si usted usa un sobre facilitado por el IRS, por favor, asegúrese de usar sólo las etiquetas y sobre que venían con este juego de planillas de contribución. No envíe la Forma 944-PR ni ningún pago a la Social Security Administration (SSA).

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