11. Requisitos de depósito

Por lo general, usted tiene que depositar las contribuciones al seguro social y al seguro Medicare a menos que el total de su obligación contributiva (la línea 10 de la Forma 940-PR o la línea 9 de la Forma 943-PR) sea menos de $2,500 para el período contributivo de la planilla y usted pague la deuda en su totalidad al radicar la planilla dentro del plazo para radicarla. Puede hacer los depósitos por vías electrónicas o en forma de papel. Estos dos métodos serán explicados más abajo.

Cuándo se deben hacer los depósitos  

Nota: Según las reglas explicadas abajo, la única diferencia entre los requisitos de depósito para los trabajadores agrícolas y para los trabajadores no agrícolas es el período retroactivo. Por lo tanto, ambos tipos de trabajadores se tratarán de igual manera, a menos que se indique de otra manera.

Dependiendo del total de las contribuciones que reporte durante un período retroactivo (explicado más adelante), usted se considera un depositante de itinerario mensual o un depositante de itinerario bisemanal.

Los términos depositante de itinerario mensual y depositante de itinerario bisemanalno se refieren a la frecuencia con la que usted les paga a sus empleados, ni cuán seguido a usted se le requiere hacer depósitos. Los términos identifican el grupo de reglas que usted debe seguir cuando surge una contribución por pagar (p.e., cuando hay un día de pago).

Usted tendrá que determinar su horario (o itinerario) de depósitos para un año natural (calendario), basado en el total de las contribuciones por razón del empleo reportadas en la línea 10 de la Forma 941-PR ó la línea 9 de la Forma 943-PR de su período retroactivo (véase abajo). Determine su horario de depósitos para la Forma 943-PR distintamente del horario de depósitos para la Forma 941-PR.

Período retroactivo para patronos de empleados no agrícolas.   El período retroactivo de la Forma 941-PR consiste de los 4 trimestres que comienzan el 1 de julio del segundo año precedente (año antepasado) y terminan el 30 de junio del año anterior (año pasado). Estos cuatro trimestres son su período retroactivo aún en el caso en que usted no haya informado contribuciones en ninguno de los trimestres de dicho período retroactivo. En el caso del año 2002 el período retroactivo comienza el 1 de julio de 2000 (año antepasado) y termina el 30 de junio de 2001 (año pasado).

Período retroactivo para patronos de empleados agrícolas.   El período retroactivo para los patronos agrícolas que depositan las contribuciones informadas en la Forma 943-PR es el segundo año que precede al año natural (calendario) corriente. Por ejemplo, el período retroactivo para 2002 es el año natural (calendario) 2000.

Ajustes a las contribuciones del período retroactivo.   Para determinar la contribución correspondiente a cualquier planilla del período retroactivo, use solamente la contribución que usted informó en la planilla original (Forma 941-PR ó 943-PR). No incluya los ajustes hechos en una planilla suplementaria que usted haya radicado después de la fecha en que venció el plazo para radicar la planilla original. Sin embargo, si usted hace ajustes en una Forma 941-PR ó 943-PR, esos ajustes se incluyen en el total de contribución del trimestre en el cual se informan los ajustes.

Ejemplo de ajustes.   El patrono S informó originalmente un total de $45,000 de contribución durante el período retroactivo. El patrono S se dio cuenta en febrero de 2002 que la contribución en uno de los trimestres del período retroactivo era $10,000 más de lo que había informado originalmente, por lo cual el error fue corregido mediante un ajuste hecho en la Forma 941-PR del primer trimestre de 2002 ó en la Forma 943-PR de 2002. El patrono S es un depositante de itinerario mensual para 2002 porque la obligación contributiva para el período retroactivo se basa en las cantidades reportadas originalmente; en este caso, eran menos de $50,000. El ajuste de $10,000 es considerado parte de la contribución informada en la planilla del primer trimestre de 2002.

Regla de depósito de itinerario mensual.   Si el total de contribución informado en el período retroactivo asciende a $50,000 ó menos, usted es un depositante de itinerario mensual durante el año natural (calendario) corriente. Usted deberá depositar las contribuciones al seguro social y al Medicare no más tarde del día 15 del mes siguiente.

Patronos nuevos.   Durante el primer año natural (calendario) de su negocio, sus contribuciones para el período retroactivo se consideran cero ($-0-). Por lo tanto, usted es un depositante de itinerario mensual durante el primer año natural (calendario) de su negocio (sin embargo, vea más adelante la excepción que aplica bajo la Regla de depositar $100,000 el próximo día).

Reglas para los depositantes de itinerario bisemanal.   Si el total de contribuciones reportado correspondiente al período retroactivo asciende a más de $50,000, usted es un depositante de itinerario bisemanal durante el año natural (calendario) corriente. Si usted es un depositante de itinerario bisemanal deberá depositar las contribuciones los miércoles y/o los viernes, dependiendo del día de la semana en que pague la nómina, tal como se explica a continuación:

Días de pago/Período de depósito:	Deposite el:
Miércoles, jueves y/o viernes Sábado, domingo, lunes y/o	Miércoles siguiente
martes	Viernes siguiente

El final de un año natural (calendario) siempre pone fin a un período de depósito bisemanal y ocasiona el comienzo de otro nuevo. Por ejemplo, si su año natural termina un jueves, este día más el día miércoles anterior constituyen un período de depósito y el viernes que sigue se considera un período de depósito en el año nuevo. Las contribuciones sobre los pagos hechos el miércoles y el jueves están sujetas a una obligación de depositar y las contribuciones sobre los pagos hechos el viernes están sujetas a otra obligación de depositar por separado.

Período de depósito.   La expresión período de depósito se refiere al período durante el cual se acumulan las obligaciones contributivas para cada fecha en la que se le obliga a hacer un depósito de contribución. Para los depositantes de itinerario mensual, el período de depósito es un mes natural (calendario). Los períodos de depósito para los depositantes de itinerario bisemanal son de miércoles a viernes y de sábado a martes.

Período de depósito de itinerario bisemanal que abarca 2 trimestres.   Si usted paga salarios en dos o más fechas de pago durante el mismo período bisemanal y las fechas de pago caen en trimestres del calendario distintos, tendrá que efectuar depósitos por separado de las contribuciones adeudadas en esas fechas. Por ejemplo, si usted paga salarios el día sábado 30 de marzo de 2002 (primer trimestre) y paga salarios también el día martes 2 de abril de 2002 (segundo trimestre), tendrá que hacer dos depósitos de contribución por separado aunque las fechas de pago caen dentro del mismo período bisemanal. Tendrá que hacer ambos depósitos el, o antes del, día viernes 5 de abril de 2002 (tres días bancarios después del fin del período de depósito de itinerario bisemanal).

Ejemplo de las reglas de depósito de itinerario mensual y bisemanal para patronos de empleados no agrícolas.   El patrono A acumuló contribuciones en la Forma 941-PR de la manera siguiente:

2001 - Período Retroactivo
3er. trim. 1999	$12,000
4to. trim. 1999	$12,000
1er. trim. 2000	$12,000
2do. trim. 2000	$12,000
	$48,000
2002 - Período Retroactivo
3er. trim. 2000	$12,000
4to. trim. 2000	$12,000
1er. trim. 2001	$12,000
2do. trim. 2001	$15,000
	$51,000

El patrono A es un depositante de itinerario mensual durante 2001 porque sus contribuciones durante los cuatro trimestres de su período retroactivo ($48,000 desde el tercer trimestre de 1999 hasta el segundo trimestre de 2000) no fueron en exceso de $50,000. Sin embargo, en 2002 el patrono A será un depositante de itinerario bisemanal porque el total de sus contribuciones durante los cuatro trimestres de su período retroactivo ($51,000 desde el tercer trimestre de 2000 hasta el segundo trimestre de 2001) excedieron de $50,000.

Ejemplo de las reglas de depósito de itinerario mensual y bisemanal para patronos de empleados agrícolas.   El patrono A reportó contribuciones en su Forma 943-PR para 1999 de $48,000. Reportó otros $60,000 por concepto de contribuciones en su Forma 943-PR para 2000.

El patrono A es un depositante de itinerario mensual durante 2001 porque sus contribuciones durante el período retroactivo ($48,000 durante el año natural 1999) no excedieron de $50,000. Sin embargo, en 2002 el patrono A será un depositante de itinerario bisemanal porque el total de sus contribuciones para el período retroactivo ($60,000 durante el año natural (calendario) 2000) excedieron de $50,000.

Depósitos en días bancarios solamente.   Si la fecha de vencimiento para hacer un depósito cae en un día que no es un día bancario, se considerará que el depósito se hace a tiempo si el mismo se efectúa para la hora de cierre del próximo día bancario. Por ejemplo, si se requiere que un depósito se haga un viernes, pero el viernes no es un día bancario, se considerará que el depósito se hace a tiempo si el mismo se efectúa el próximo lunes (si el mismo es un día bancario).

Los depositantes de itinerario bisemanal siempre tendrán al menos tres días bancarios para depositar las contribuciones. Esto es, si cualquiera de los tres días de la semana siguientes al día en que terminó el período bisemanal es un día de fiesta en el cual los bancos cierran, usted tendrá un día bancario adicional para depositar las contribuciones. Por ejemplo, si un depositante de itinerario bisemanal acumuló contribuciones correspondientes a pagos hechos un viernes y el lunes siguiente no es un día bancario, el depósito que normalmente deberá hacer el miércoles lo podrá hacer el jueves (cumpliendo con el requisito de los tres días bancarios para depositar).

Aplicación de los itinerarios mensuales y bisemanales.   Los ejemplos que siguen ilustran los procedimientos para determinar la fecha de depósito según los dos itinerarios de depósito distintos.

Ejemplo de itinerario mensual.   El patrono G contrata a empleados estacionales y, además, sigue un itinerario mensual para hacer sus depósitos de contribución. Paga salarios y sueldos todos los viernes. Durante enero de 2002, pagó salarios pero no pagó nada durante febrero. El patrono G deberá depositar todas las contribuciones combinadas que hizo en enero el, o antes del, 15 de febrero. El patrono G no está obligado a hacer ningún depósito para febrero (que vencería el 15 de marzo), ya que no pagó salarios en ese mes y, por lo tanto, no contrajo ninguna obligación contributiva para ese mes.

Ejemplo de itinerario bisemanal.   El patrono B deposita contribuciones según un itinerario bisemanal y paga sueldos y salarios el último día del mes. El patrono B depositará únicamente una vez al mes ya que paga salarios una vez al mes, pero dicho depósito se hará según el itinerario bisemanal. La obligación contributiva para el día de pago del 30 de abril (martes) de 2002 del patrono B tiene que ser depositada el, o antes del, 3 de mayo (viernes) de 2002.

Excepción de los $2,500.   Si usted acumula menos de $2,500 en contribuciones durante el período de la planilla y paga el saldo debido en su totalidad al radicar la planilla para la fecha de vencimiento para radicarla, no se requiere que haga un depósito de contribuciones. Sin embargo, si no está seguro de que su obligación contributiva acumulada va a ser menos de $2,500 en contribuciones durante el período de la planilla, haga los depósitos de acuerdo a las reglas que corresponden en su caso y así no estará sujeto a que se le impongan multas por dejar de depositar.

Aviso:   Si usted es un depositante de itinerario mensual que efectúa un pago de una cantidad pagada de menos, de acuerdo con la Regla de la exactitud de los depósitos, puede pagar la cantidad adeudada junto con la planilla aunque, de otra manera, esté obligado a hacer depósitos de contribución.

Regla de depositar $100,000 el próximo día.   Si usted acumula contribuciones ascendentes a $100,000 ó más en cualquier día de un período de depósito, tendrá que hacer un depósito de la cantidad para la hora de cierre del próximo día bancario, sin que importe si usted es un depositante de itinerario mensual o bisemanal. En el caso de los depositantes de itinerario mensual, el período de depósito es un mes natural, mientras que en el caso de los depositantes de itinerario bisemanal los períodos de depósito se cuentan desde el miércoles hasta el viernes y desde el sábado hasta el martes.

Para propósitos de la regla de los $100,000, no siga acumulando contribuciones después de que termine un período de depósito. Por ejemplo, si un depositante de itinerario bisemanal acumuló contribuciones ascendentes a $95,000 el martes y $10,000 el miércoles, la regla de depositar $100,000 el próximo día no aplica porque los $10,000 fueron acumulados en el período de depósito siguiente. Por tanto, $95,000 deberán ser depositados para el viernes y $10,000 deberán ser depositados para el miércoles siguiente.

Además, una vez que usted haya acumulado por lo menos $100,000 en un día de depósito, deje de acumular las contribuciones a partir del final del día en que eso ocurra y comience de nuevo a acumularlas el día siguiente. Por ejemplo, el patrono C es un depositante de itinerario bisemanal. El lunes, el patrono C acumula contribuciones ascendentes a $110,000 y tiene que depositar el martes, que es el próximo día bancario. El martes, el patrono C acumula $30,000 adicionales de contribuciones. Debido a que los $30,000 no se añaden a los $110,000 anteriores y son menos de $100,000, el patrono C deberá depositar los $30,000 para el viernes, usando la regla normal de depósito de itinerario bisemanal.

Si usted es un depositante de itinerario mensual y acumula una obligación tributaria de $100,000 en cualquier día durante el mes, se convierte inmediatamente en un depositante de itinerario bisemanal durante el resto del año natural (calendario) y, además, durante el año natural (calendario) siguiente.

Ejemplo de la Regla de depositar $100,000 el próximo día.   El patrono B comenzó un negocio el 3 de mayo de 2002. Debido a que es un patrono nuevo, las contribuciones correspondientes al período retroactivo se consideran cero ($-0-), por lo tanto el patrono B es un depositante de itinerario mensual. El 10 de mayo, el patrono B pagó salarios por primera vez y acumuló $40,000 en contribuciones. El 17 de mayo (viernes), el patrono B pagó salarios y acumuló $60,000 en contribuciones, para un total de $100,000. Debido a que acumuló $100,000 el 17 de mayo, el patrono B deberá depositar los $100,000 el día 20 de mayo (lunes) que es el próximo día bancario. El patrono B se ha convertido inmediatamente en un depositante de itinerario bisemanal para el resto del año 2002 y todo el año 2003, pero pudiera estar sujeto a la Regla de depositar $100,000 el próximo día si llegara a acumular de nuevo $100,000 en cualquier período de depósito bisemanal.

Regla de la exactitud de los depósitos.   Usted está obligado a depositar el 100% de su obligación contributiva el, o antes del, día en que cae la fecha de vencimiento para hacer los depósitos. Sin embargo, no le corresponderá ninguna multa o penalidad por no haber depositado el 100% de la contribución si usted satisface ambas condiciones a continuación:

1. Cualquier depósito insuficiente no excede de $100 ó el 2% de las contribuciones que de otra manera deben depositarse, de las dos la que resulte mayor, y
2. La cantidad depositada de menos se paga o se deposita para la fecha compensatoria de la manera siguiente:

Fecha compensatoria para una cantidad depositada de menos:  

• Depositante de itinerario mensual. Deposite o remita las contribuciones con su planilla no más tarde de la fecha de vencimiento para radicar la Forma 941-PR (ó 943-PR), del período en que ocurrió el pago de menos. Usted puede pagar esa cantidad al radicar la planilla aunque la misma sea de $2,500 ó más.
• Depositante de itinerario bisemanal. Deposite el día que resulte más temprano entre 1) el primer miércoles o el primer viernes (el que ocurra primero) que cae el, o después del, día 15 del mes siguiente al mes en el cual ocurrió el pago de menos de la contribución o, 2) la fecha de vencimiento para radicar su planilla de contribución del período durante el cual ocurrió el pago de menos. Por ejemplo, si un depositante de itinerario bisemanal tiene una cantidad depositada de menos durante febrero de 2002, la fecha para ajustar esta cantidad pagada de menos es el 20 de marzo de 2002 (miércoles). Sin embargo, si se hizo la cantidad depositada de menos el 3 de abril (miércoles-fecha límite para hacer el depósito), correspondiente a la fecha de pago del 29 de marzo (viernes), la fecha de vencimiento para radicar la planilla (el 30 de abril) ocurre antes de la fecha compensatoria para la cantidad pagada de menos (miércoles-el 15 de mayo). En este caso, hay que depositar la cantidad depositada de menos el, o antes del, 30 de abril.

Patronos que tienen empleados tanto agrícolas como no agrícolas.   Si emplea a trabajadores tanto agrícolas como no agrícolas, usted tiene que tratar las contribuciones por razón del empleo de los trabajadores agrícolas (la Forma 943-PR) distintamente de las contribuciones por razón del empleo de los trabajadores no agrícolas (la Forma 941-PR). No se combinan las contribuciones informadas en la Forma 943-PR con las informadas en la Forma 941-PR para propósitos de aplicar cualquiera de las reglas de depósito.

Si hay que hacer un depósito, deposite las contribuciones de la Forma 941-PR y las contribuciones de la Forma 943-PR por separado, tal como se explica más abajo.

Previous | First | Next

Publication Index | 2002 Tax Help Archives | Tax Help Archives | Home