Las instrucciones siguientes le ayudarán al llenar y radicar la Forma 943-PR. La Circular PR (Pub. 179) contiene instrucciones
adicionales. Puede obtener la Circular PR (y cualesquier formas e instrucciones necesarias) o descargándola del sitio en el
internet
del IRS en www.irs.gov o por correo escribiendo a la oficina del Servicio Federal de Rentas Internas, 7 Tabonuco Street, Suite
120, San Patricio Office Center, Guaynabo 00966. Si desea recibirla por correo, envíe su solicitud al IRS Forms Distribution Center,
P.O. Box 25866, Richmond, VA 23286.
Propósito de esta forma.
Use la Forma 943-PR para reportar tanto las contribuciones al seguro social y al Medicare del patrono como las de
los empleados agrícolas.
Si usted tiene empleados domésticos trabajando en su residencia privada en una finca que opera con fines de lucro, estos empleados
son
considerados empleados agrícolas. Para reportar las contribuciones al seguro social y al Medicare de los empleados domésticos,
usted
puede seguir cualquiera de los pasos siguientes:
- Radicar el Anejo H-PR, Contribuciones Sobre el Empleo de Empleados Domésticos. Si usted tiene que radicar la Forma
1040-PR, Planilla para la Declaración de la Contribución Federal sobre el Trabajo por Cuenta Propia, adjunte a la misma el Anejo
H-PR. Si usted no tiene que radicar la Forma 1040-PR, radique solamente el Anejo H-PR.
- Incluir en la Forma 943-PR los salarios de los empleados domésticos junto con los salarios de otros empleados
agrícolas.
Si pagó salarios a un(a) empleado(a) doméstico(a) por trabajar en una residencia privada que
no está localizada en
una finca operada con fines de lucro, usted deberá reportar las contribuciones en el Anejo H-PR. Si les pagó salarios a otros
trabajadores que no son agrícolas, reporte las contribuciones en la
Forma 941-PR, Planilla para la Declaración Trimestral del
Patrono.
Quién tiene que radicar la Forma 943-PR.
Radique la Forma 943-PR si usted pagó salarios o jornales en efectivo en el año natural (calendario) a un(a), o más
de un(a),
empleado(a) que ha cumplido con cualesquiera de las condiciones descritas abajo.
La condición de $150 ó de $2,500.
Todos los salarios en efectivo que usted paga a un(a) empleado(a) agrícola están sujetos a las contribuciones al seguro
social y al
Medicare para cada año calendario (natural) durante el cual usted cumple con cualquiera de las condiciones que aparecen abajo:
- Usted paga $150 ó más de salarios en efectivo a un(a) empleado(a) durante un año natural (calendario) por labores
agrícolas.
- Usted paga $2,500 ó más de salarios en efectivo y en especie a todos sus empleados agrícolas por concepto de trabajo
agrícola.
No obstante esto, los salarios que pague a cualquier empleado(a) agrícola que haya recibido menos de $150 anuales
en salarios en efectivo no
están sujetos a la contribución para el seguro social y el Medicare, aunque usted pague $2,500 ó más durante el año
a todos sus empleados agrícolas si dicho(a) empleado(a):
- Realiza labores agrícolas a mano como obrero(a) cosechero(a);
- Es remunerado(a) por trabajos a destajo en maniobras que suelen ser remuneradas a base de trabajo a destajo en su área de
empleo;
- Viaja diariamente entre su residencia y la finca donde trabaja y
- Realizó labores agrícolas durante menos de 13 semanas del año natural (calendario) pasado (2002).
Sin embargo, se toman en cuenta las cantidades pagadas a esos empleados agrícolas temporeros para propósitos de la
condición
de $2,500 ó más al año al determinar si los salarios que usted paga a otros empleados agrícolas están sujetos a las
contribuciones al seguro social y al Medicare. Si no se cumple con la condición de $2,500 de todos los empleados, será aplicable
aún la condición de $150 ó más por cada empleado(a) individual.
Nota:
Si usted le pagó a un(a) trabajador(a) doméstico(a) de su finca menos de $1,400 en el 2003, ese(a) trabajador(a) no está
sujeto(a) a las contribuciones al seguro social y al Medicare. En el apartado 8 de la Circular PR encontrará las reglas especiales
que aplican a los trabajadores domésticos.
Plazo para radicar la planilla.
Radique la Forma 943-PR el, o antes del, 2 de febrero del 2004. Sin embargo, si depositó a tiempo todas las contribuciones
adeudadas para el
año, podrá entonces radicar la planilla el, o antes del, 10 de febrero del 2004.
Después de que usted radique una planilla, el
IRS le enviará regularmente la(s) forma(s) necesaria(s). Sin embargo, si no
recibe la(s) forma(s), usted es responsable de solicitarle al
IRS tal(es) forma(s) para poder radicar la planilla a tiempo.
Si recibe una forma para un año durante el cual ninguno(a) de sus empleados cumplió con una u otra de las condiciones
descritas
más abajo, deberá escribir “
Ninguno” en la línea
7 de la forma, firmar la forma y devolverla al
IRS.
Planilla final.
Si usted deja de pagar sueldos o salarios durante el año y no espera pagarlos en el futuro, radique una planilla final
para el 2003.
Asegúrese de marcar el encasillado encima de la línea
1. Si en el futuro usted vuelve a adeudar cualesquiera de dichas
contribuciones, deberá notificarle el hecho al
IRS.
Requisito para hacer los depósitos por medios electrónicos.
Usted deberá hacer depósitos de contribución mediante el
Electronic Federal Tax Payment System (EFTPS) de
todas las contribuciones por depositar (tales como cantidades depositadas por concepto de las contribuciones por razón del empleo,
sobre los artículos de uso y consumo o la contribución federal sobre el ingreso correspondiente a corporaciones) que surjan
durante el
2004 si:
- El total de dichas contribuciones federales excedió de $200,000 en el 2002 ó
- Usted tuvo que usar el sistema EFTPS en el 2003.
Si está obligado(a) a usar el sistema
EFTPS y no lo hace, usted pudiera estar sujeto(a) a una multa del 10%. Los contribuyentes
que no tienen que usar el sistema
EFTPS pueden hacerlo voluntariamente. Para tener acceso al sistema
EFTPS o para obtener
más información sobre él, llame al 1-800-555-4477 ó al 1-800-945-8400. Usted también puede visitar el sitio del
sistema
EFTPS en la red
internet en el
www.eftps.gov.
Lugar donde se radica la planilla.
El original de la planilla debe enviarse al
Internal Revenue Service Center, Philadelphia, PA 19255-8526, si
no se incluye un
pago. Si
se incluye un pago, hay que enviar la planilla al:
Internal Revenue Service, P.O. Box 80107, Cincinnati, OH 45280-0007.
Formas 499R-2/W-2PR y W-3PR.
Para el 2 de febrero del 2004, entregue las Copias B y C de la
Forma 499R-2/W-2PR, COMPROBANTE DE RETENCIÓN, a cada empleado(a)
que trabajaba para usted al finalizar el 2003. Si un(a) empleado(a) suyo(a) deja de trabajar para usted durante el año, entréguele
las
Copias B y C en cualquier momento después de que se acabe el empleo, pero para el 31 de enero del año siguiente, a más tardar.
Sin embargo, si el (la) empleado(a) le solicita a usted la Forma 499R-2/W-2PR, entréguele la planilla debidamente completada
dentro de los 30
días a partir de la solicitud o de la fecha del último pago de su salario, lo que ocurra por último.
Informe con planillas de papel.
Para el 1 de marzo del 2004, envíe el
Original de todas las Formas 499R-2/W-2PR, incluyendo la
Forma W-3PR, Informe
de Comprobantes de Retención, expedidas para el año 2003 a:
Social Security Administration
Data Operations Center
Wilkes-Barre, PA 18769-0001
En el cuarto trimestre, usted recibirá las Formas W-3PR por correo. Si no las recibe, o si necesita formas adicionales,
solicítelas
en la oficina local del
IRS o llamando al
IRS al 1-800-829-3676. (Usted puede obtener la Forma 499R-2/W-2PR y la
Forma 499
R-3, ESTADO DE RECONCILIACION DE CONTRIBUCION SOBRE INGRESOS RETENIDA, en el Negociado de Contribución sobre Ingresos de Puerto
Rico.)
Informe en medios electrónicos.
Usted puede acceder al sitio
Employer Reporting Instructions and Information de la Administración del Seguro Social
(SSA) en la red
internet en
www.socialsecurity.gov/employer para obtener información sobre cómo se
radica la Forma 499R-2/W-2PR por medios electrónicos. Si radica usando medios electrónicos (y no con medios magnéticos), el
plazo
para radicar la planilla se extiende hasta el 31 del marzo del 2004.
Informe en medios magnéticos.
Si tiene que radicar al menos 250 Formas 499R-2/W-2PR, usted está obligado(a) a radicar usando medios magnéticos (o
electrónicos) en vez de radicar el
Original de la Forma 499R-2/W-2PR. Puede obtener las
instrucciones para radicar la Forma
499R-2/W-2PR usando medios magnéticos o electrónicos escribiendo a:
Social Security Administration, AWR Magnetic Media
Processing, 5-F-17 NB, Metro West, P.O. Box 33009 , Baltimore, MD 21290-3009. La fecha de vencimiento para radicar planillas con la
SSA, usando medios magnéticos, es el 1 de marzo del 2004.
Conciliación de la Forma 943-PR con las Formas 499R-2/W-2PR y W-3 PR.
Ciertas cantidades reportadas en la Forma 943-PR del 2003 deberán concordar con los totales de la Forma 499R-2/W-2PR
reportados en la Forma
W-3 PR. Las cantidades que deberán conciliarse son la cantidad de salarios sujetos a la contribución al seguro social y la
cantidad de
salarios sujetos a Medicare. Si los totales no concuerdan, el
IRS le obligará a explicar cualesquier discrepancias y corregir
cualesquier errores. Para más información, vea el apartado
13 de la Circular PR (Pub. 179) o las instrucciones que
acompañan a las formas mencionadas.
Cómo se depositan las contribuciones.
Si el total de las contribuciones federales por depositar (la línea
9) son de $2,500 ó más para el año,
usted tendrá que depositar esa obligación contributiva en una institución financiera autorizada llenando la
Forma
8109,
Federal Tax Deposit Coupon, en inglés, o mediante el sistema
EFTPS (descrito anteriormente). Vea el apartado
11 de la Circular PR (Pub. 179) para más información sobre las reglas de depósito de las contribuciones federales y
sobre si usted se considera un(a)
depositante de itinerario mensual o un(a)
depositante de itinerario bisemanal.
Cómo se obtienen formas y publicaciones.
Usted puede pedir la mayoría de las formas y publicaciones disponibles, accediendo al
IRS en su sitio de la red en la
página
www.irs.gov o llamando al
1-800-TAX-FORM (1-800-829-3676).
Multas e interés.
Hay multas por radicar una planilla fuera de plazo y también por pagar y/o depositar la contribución fuera de plazo,
a menos que
pueda mostrar que usted tuvo una causa razonable por la demora. Si no radica la Forma 943-PR a tiempo, adjunte una explicación
escrita. (Por
favor,
no adjunte una explicación a las Formas 499R-2/W-2PR que radica con la
SSA.) Además, existen otras multas
por
(a) no proveer Formas 499R-2/W-2PR (o W-2) a sus empleados o por no radicar las copias necesarias a la
SSA o
(b)
por no depositar la contribución cuando hay que hacerlo. Vea la Circular PR (Pub. 179) para más información. También se
imponen multas cuando, intencionalmente, no se radica la planilla, no se paga la contribución, se radica una planilla falsa
o fraudulenta o se
envía un cheque incobrable. Se le cobrará interés sobre cualquier contribución pagada fuera de plazo a la tasa establecida
por la ley.
¡Ojo!
Si las contribuciones al seguro social y al Medicare (p.e., las contribuciones sobre el fondo fiduciario) que el patrono
debe retener no se
retienen o no son pagadas al
United States Treasury, la
multa por recuperación del fondo fiduciario pudiera imponerse. La
multa asciende al 100% de dichas contribuciones no pagadas. Esta multa se le podría imponer a usted si esas contribuciones
no pagadas no se le
pueden cobrar inmediatamente al patrono o al negocio. La multa puede imponerse sobre todos los individuos que, según determine
el
IRS, son responsables de recaudar, pagar y responder por esas contribuciones y que hayan dejado de hacerlo intencionalmente. Vea
el
apartado
11 de la Circular PR (Pub. 179) para más detalles.
