Cambios que se deben notar

Aumento al límite monetario de la obligación contributiva para el requisito de hacer depósitos de contribución.   Para todos los años contributivos que comiencen a partir del 1 de enero de 2001, el límite monetario para el requisito de hacer depósitos de contribución se aumentó de $1,000 a $2,500. Vea el apartado 11 para más detalles sobre las reglas de depósito.

Nueva dirección del IRS en Puerto Rico.   Se han mudado las oficinas del IRS de Hato Rey a Guaynabo. La dirección de la nueva localidad es la siguiente: Servicio Federal de Rentas Internas, 7 Tabonuco Street, Suite 120, San Patricio Office Center, Guaynabo, PR 00966.

Recordatorio Importante

Requisito para hacer los depósitos por medios electrónicos.   Usted tiene que hacer depósitos electrónicos mediante el Electronic Federal Tax Payment System (EFTPS) de todas las contribuciones por depositar (tales como cantidades depositadas por concepto de las contribuciones por razón de empleo, sobre los artículos de uso y consumo o la contribución federal sobre el ingreso correspondiente a corporaciones) que surjan durante 2002 si:

• El total de dichas contribuciones durante 2000 excedió de $200,000 ó
• Usted tuvo que usar el sistema EFTPS en 2001.

Si está obligado a usar el sistema EFTPS y no lo hace, usted pudiera estar sujeto a pagar una multa del 10%. Si no tiene que usar el sistema EFTPS, usted puede hacerlo voluntariamente. Para tener acceso al sistema EFTPS o para obtener más información sobre él, llame al 1-800-555-4477 ó al 1-800-945-8400, ó visite el sitio en la red internet del sistema EFTPS en el www.eftps.gov.

Vea el apartado 11 para más detalles.

Cambio de dirección.   Si usted cambió la dirección postal de su negocio o la ubicación del mismo, por favor, notifique al Servicio Federal de Rentas Internas (IRS) del cambio radicando la Forma 8822, Change of Address (Cambio de Dirección), en inglés.

Servicios de entregas privados.   Usted puede usar ciertos servicios de entregas privados designados por el IRS para radicar sus planillas o enviar sus pagos de la contribución. Si usa cualquiera de estos servicios para enviar su planilla, se considerará que usted ha satisfecho el requisito de radicar a tiempo. La lista más reciente de servicios de entregas privados aprobados se publicó en octubre de 2001. Dicha lista aparece en la Circular E, Employer's Tax Guide (Pub. 15) para 2002, en inglés, para más información.

Nuevos empleados.   Mantenga un registro con el nombre y número de cada empleado nuevo suyo según aparece en su tarjeta del seguro social. Cualquier empleado que no tiene una tarjeta de seguro social deberá solicitarla usando la Forma SS-5, Application for a Social Security Card, en inglés. (Vea el apartado 4.)

Cuestiones contributivas no resueltas.   Si usted no ha podido resolver un problema satisfactoriamente con el IRS, deberá comunicarse directamente con el Defensor Especial del Contribuyente (Taxpayer Advocate). Este representa independientemente los intereses y preocupaciones del contribuyente relativos al IRS, protegiéndole al contribuyente sus derechos y resolviéndole los problemas que no se han podido resolver mediante las vías normales.

Aunque el Defensor Especial del Contribuyente no puede cambiar la ley contributiva ni hacer decisiones de carácter técnico, sí puede aclarar malentendidos que hayan resultado durante sus contactos anteriores con el IRS y asegurar de que su caso reciba una revisión tanto completa como imparcial.

A usted se le designará un defensor especial personal. Este le considerará su punto de vista y colaborará con usted para presentar sus intereses y cuestiones ante el IRS. Usted puede confiar en que el defensor le proveerá:

• Un enfoque nuevo y fresco hacia el problema, sea viejo o nuevo.
• Reconocimiento y atención inmediatos.
• EI nombre y la dirección del individuo que está encargado de su caso.
• Informes frecuentes sobre el estado de su caso.
• El horario de los pasos que su caso seguirá.
• Resolución rápida de su problema.
• Servicio cortés.

Al comunicarse con el Defensor Especial del Contribuyente, usted deberá proveer la siguiente información:

• Su nombre, dirección y número de identificación del patrono (EIN).
• El nombre y número telefónico del individuo que esté autorizado a representar los intereses de usted ante el IRS y las horas durante las cuales podemos contactar a tal individuo.
• La clase de planilla y el(los) año(s) en cuestión.
• Una descripción del problema en gran detalle.
• Contactos anteriores con el IRS para resolver el problema y la oficina con la que usted trató.
• Una descripción de la privación o dificultad que usted sufrirá (si alguna).

Usted puede comunicarse con el Defensor Especial del Contribuyente llamando, sin costo, al siguiente número de asistencia: 1-877-777-4778. Si tiene acceso al equipo TTY/TDD, puede llamar al 1-800-829-4059 y solicitar la ayuda del Defensor. Si así lo prefiere, usted puede llamar, escribir o enviar un fax a la oficina del Defensor Especial más cercana de usted. Vea la Publicación 1546, The Taxpayer Advocate Service of the IRS, en inglés, para una lista de las direcciones de los Defensores Especiales del Contribuyente y sus números de fax.

Libros y récords.   Conserve todos los libros y récords de sus contribuciones por razón del empleo durante 4 años. Los mismos deben estar disponibles para ser inspeccionados por funcionarios del IRS.

No se ha prescrito ninguna manera especial de llevar estos libros y récords. Sin embargo, los mismos deberán incluir el EIN de usted, las cantidades y fechas de todos los pagos de salarios u otras remuneraciones sujetos a contribuciones, así como los nombres, direcciones y ocupaciones de todos los empleados que reciban tales pagos, así como los números de seguro social y los duplicados de las planillas de contribución radicadas anteriormente, incluyendo las fechas y cantidades de depósitos hechos según se explica en el apartado 11.

Líderes de cuadrillas agrícolas. Usted deberá llevar un registro en el que consten el nombre, dirección permanente y EIN de cada líder de cuadrilla que procura trabajadores para prestar servicios agrícolas para usted. Si el líder de cuadrilla no tiene dirección postal permanente, usted debe tomar nota de su dirección actual. Vea la definición de líder de cuadrilla en el apartado 1.

Cómo obtener más información.   Si tiene alguna duda sobre contribuciones federales relacionadas con el empleo, póngase en contacto con la oficina del Servicio Federal de Rentas Internas, 7 Tabonuco Street, Suite 120, San Patricio Office Center, Guaynabo, o puede llamarnos, sin costo para usted, al 1-800-829-1040.

Calendario

Lo que sigue es una lista de las fechas y responsabilidades más importantes para usted. Además, vea la Publicación 509, Tax Calendars for 2002, en inglés, para más información.

Nota: Si cualquier fecha indicada abajo cae un sábado, domingo o día festivo legal, la fecha de vencimiento para radicar la planilla es el próximo día laborable. Un día festivo legal de Puerto Rico o de un Estado posterga una fecha de vencimiento únicamente si la oficina del IRS donde usted tiene que radicar su planilla de contribución está localizada en tal Estado. Para propósitos de la fecha de vencimiento, usted satisfará los requisitos para radicar o someter su planilla si la misma está propiamente dirigida, el sobre de envío lleva impresa la marca de First Class o se envía mediante un servicio de entregas privado aprobado por el IRS para la fecha de vencimiento. (Vea Servicios de entregas privados, más arriba.)

El, o antes del, 31 de enero.   Entregue a los empleados sus comprobantes de retención. Es decir, entréguele a cada empleado suyo una Forma 499 R-2/W-2 PR, Comprobante de Retención, debidamente completada. (Vea el apartado 13.)

Radique la Forma 943-PR, Planilla para la Declaración Anual de la Contribución del Patrono de Empleados Agrícolas, ante el IRS. Si depositó a tiempo la contribución en su totalidad, usted tendrá hasta 10 días adicionales para radicar su Forma 943-PR.

Radique la Forma 940-PR (o la más sencilla Forma 940-EZ, en inglés), Planilla para la Declaración Anual del Patrono - La Contribución Federal para el Desempleo (FUTA), ante el IRS. Por favor, pague o deposite cualquier saldo debido (si es más de $100). Si depositó el total de las contribuciones adeudadas a su debido tiempo, usted tendrá hasta 10 días adicionales para radicar la Forma 940-PR.

El, o antes del, 28 de febrero.   Envíe los comprobantes de retención a la Administración del Seguro Social (SSA). Envíe el original de la Forma 499 R-2/W-2 PR, junto con la Forma W-3PR, Informe de Comprobantes de Retención, a la SSA. Para las planillas radicadas por vías electrónicas, vea El, o antes del, 31 de marzo, a continuación.

El, o antes del, 31 de marzo.   Si radica la Forma 499 R-2/W-2 PR por vías electrónicas (y no por medios magnéticos), tendrá hasta el 31 de marzo para radicar dicha forma ante la SSA. Vea el sitio de la SSA en la red internet www.ssa.gov/employer para más información.

El, o antes del, 30 de abril, 31 de julio, 31 de octubre y 31 de enero.   Radique la Forma 941-PR, Planilla para la Declaración Trimestral del Patrono - La Contribución Federal al Seguro Social y al Seguro Medicare, ante el IRS. Si depositó el total de las contribuciones adeudadas a su debido tiempo, usted tendrá hasta 10 días adicionales para radicar la Forma 941-PR.

Deposite la Contribución FUTA para el trimestre (incluyendo cualquier cantidad trasladada de un trimestre anterior) si la cantidad debida es más de $100. Si es de $100 ó menos, llévela al trimestre siguiente. (Vea el apartado 10.)

Cómo obtener formas y publicaciones

Usted puede obtener las formas y publicaciones mencionadas en esta circular de cualquiera de las maneras siguientes:

Computadora personal.   Usted puede comunicarse con el IRS en la red internet las 24 horas al día y los 7 días de la semana en la página www.irs.gov para:

• Bajar (descargar) las formas, instrucciones y publicaciones disponibles.
• Leer las respuestas a las preguntas más frecuentes.
• Repasar las publicaciones disponibles en la red por los temas o palabras claves que contienen.
• Mandarnos sus comentarios o solicitarnos ayuda mediante correspondencia electrónica (e-mail).
• Subscribirse a recibir noticias de impuestos locales y nacionales mediante correspondencia electrónica (e-mail).

Puede comunicarse con el IRS también mediante el protocolo de transferencia de documentos en ftp.irs.gov.

Por teléfono y en persona.   Usted puede pedir formas y publicaciones las 24 horas al día y los 7 días de la semana, llamando al 1-800-TAX-FORM (1-800-829-3676). Puede obtener la mayoría de dichas formas y publicaciones también en nuestra oficina en Guaynabo.

Introduction

La Circular PR deberá ser usada por patronos cuyo negocio principal está ubicado en Puerto Rico o que tienen empleados cuyos ingresos están sujetos a retención de la contribución estatal sobre los ingresos de Puerto Rico. Tanto los patronos como los empleados puertorriqueños están sujetos a las contribuciones al seguro social y al seguro Medicare, de acuerdo a la Ley de la Contribución Federal al Seguro Social (FICA). Esta circular resume las responsabilidades que tiene el patrono en cuanto al cobro, pago y reportación de dichas contribuciones.

Dondequiera que en esta circular se use el término Estados Unidos, el mismo incluye a Puerto Rico y a las Islas Vírgenes.

Esta circular proporciona a dichos patronos un resumen de sus responsabilidades en relación con las contribuciones bajo la Ley Federal de Contribución para el Desempleo (la Contribución FUTA). Vea el apartado 10.

Excepto por lo indicado en las tablas que se hallan en las páginas de la 15 a la 19, esas contribuciones corresponden a todo patrono que pague salarios tributables a empleados o que tenga empleados que reportan propinas.

En esta circular no se incluyen instrucciones relacionadas con las contribuciones del trabajo por cuenta propia (seguro social y Medicare para personas que trabajan por cuenta propia). Si necesita información sobre estas contribuciones, comuníquese con la oficina del IRS en Guaynabo.

Para obtener información acerca de la contribución sobre ingresos de Puerto Rico, consulte con el Negociado de Contribución Sobre Ingresos de Puerto Rico. Continúe enviando las Formas 940-PR (o 940-EZ, en inglés), 941-PR y 943-PR al Internal Revenue Service Center, Philadelphia, PA 19255.

Las personas que trabajan amparadas bajo el programa del seguro social establecen un plan de protección para sus familias y para sí mismas. Los tres tipos de beneficios mensuales del seguro social son:

1. Retiro - a la edad de 65 años (beneficios reducidos se pueden recibir a los 62 años).
2. Incapacidad - cuando un trabajador menor de 65 años no puede trabajar porque está incapacitado.
3. Sobrevivientes - cuando un trabajador fallece. Además de beneficios en dinero en efectivo, hay beneficios de seguros de hospitalización para ciertas personas sin importar que éstas estén o no retiradas.

1. ¿Quién es patrono?

Es patrono toda persona u organización para quién un individuo presta servicios como empleado. El patrono tiene derecho a despedir al empleado y usualmente provee los medios y el lugar de trabajo. El término incluye a cualquier persona u organización que pague salarios a un ex empleado después de que éste deje el empleo.

Líder de cuadrilla agrícola.   Se le considera un patrono de empleados agrícolas si usted es líder de cuadrilla. Un líder de cuadrilla es una persona que procura y paga (por si mismo o por el operador de una finca) a trabajadores que prestan servicios agrícolas para el operador de una finca. Si no hay un acuerdo escrito entre usted y el operador de la finca que indique que usted es su empleado, y si usted le paga a los trabajadores (por usted o por el operador de una finca), entonces, a usted se le considera un líder de cuadrilla.

2. ¿Quiénes son empleados?

Por lo general, todo empleado se define de acuerdo con la ley común o con las reglas especiales para ciertas situaciones.

Este apartado le explica dichas categorías. Vea la explicación en la Publicación 15-A, Employer's Supplemental Tax Guide (Guía contributiva suplemental para patronos), en inglés, bajo el apartado 2 titulado Employee or Independent Contractor?, el cual indica las distinciones entre un contratista independiente y un empleado y también da unos ejemplos de varias clases de ocupaciones y profesiones. Si un individuo que trabaja para usted no es su empleado según las reglas que prescriben lo que es un empleado bajo la ley común (vea más adelante), usted no tendrá que retenerle al individuo las contribuciones federales por razón del empleo.

Estado de empleado bajo la ley común.   Por regla general, el trabajador que preste servicios para usted es un empleado suyo si usted tiene todo el control, tanto en lo referente a lo que debe hacer como a la manera de hacerlo. No importa que usted le permita al empleado amplia facultad y libertad de acción. Si usted tiene el derecho legal de determinar el resultado de los servicios y la manera en que los mismos se presten, el individuo es un empleado suyo. Esto sí es importante. Para una explicación de los hechos y circunstancias que indican sobre si un individuo que le presta servicios a usted es un contratista independiente o empleado, vea la Publicación 15-A, bajo el apartado Employee or Independent Contractor?, en inglés.

Si la relación patrono-empleado existe, no importa el nombre o la descripción que se le dé a cada persona en dicha relación. Lo que sí tiene importancia referente a la clasificación del empleado es la esencia de la relación comercial. Además, tampoco importa si el individuo trabaja a jornada completa o parcial.

Para propósitos de las contribuciones por razón del empleo, no se establece distinción entre clases de empleados. Los superintendentes, gerentes y otros supervisores son empleados. Por lo general, un oficial de una corporación es un empleado, pero un director no es un empleado. A un oficial que no presta servicios o que presta solamente servicios de menor importancia y que no recibe ni tiene derecho a recibir remuneración no se le considera empleado.

Contratistas independientes.   Las personas físicas como abogados, contratistas, subcontratistas, estenógrafos públicos y subastadores que ejercen u operan una profesión, negocio u oficio independiente mediante la cual ofrecen sus servicios al público, por lo general, no son empleados. Sin embargo, la determinación sobre si tales personas son empleados o contratistas independientes depende de las circunstancias de cada caso individualmente. La regla general es que un individuo es un contratista independiente si usted, es decir, el pagador, tiene el derecho de controlar o dirigir únicamente el resultado del trabajo o servicios prestados y no los métodos ni maneras usados en obtener el resultado.

Usted por regla general tiene que retener y pagar las contribuciones al seguro social y al Medicare de los salarios que paga a sus empleados bajo la ley común. Sin embargo, ciertos empleados estarán exentos de pagar una o más de estas contribuciones. Vea las instrucciones de la Forma 1040-PR para una explicación sobre empleados de organizaciones exentas y de instituciones religiosas.

Empleados arrendados.   En algunas circunstancias, una corporación que facilita trabajadores a varias personas y empresas profesionales es el patrono de esos trabajadores para efectos de las contribuciones por razón del empleo. Por ejemplo, una corporación de servicios profesionales puede suministrar los servicios de secretarias, enfermeras y otros trabajadores por el estilo a sus clientes contratados.

Dicha corporación de servicios contrata a sus clientes (subscriptores) y éstos especifican qué servicios desean recibir y los honorarios o remuneraciones que va a pagar a la corporación de servicios por cada trabajador facilitado. La corporación de servicios tiene el derecho de controlar y dirigir los servicios del trabajador prestados al cliente (subscriptor), incluyendo el derecho de despedir o destinar nuevamente al trabajador. La corporación de servicios profesionales contrata a los trabajadores, regula el pago de sus salarios y los ampara con el seguro (compensación) por desempleo. Les suministra otros beneficios de empleo también. Dicha corporación es entonces el patrono para propósitos de las contribuciones por razón del empleo.

Empleados estatutarios.   Hay unas cuantas definiciones especiales de empleado para propósitos de las contribuciones al seguro social, Medicare y FUTA.

Aunque las personas descritas a continuación no sean empleados bajo la ley común, serán considerados empleados a los efectos de las contribuciones al seguro social y al Medicare si reúnen todas las tres Condiciones, más abajo.

• a. Un chofer-agente (o comisionista) que distribuye alimentos o bebidas (excepto leche), o que recoge o entrega ropa lavada y planchada, o lavada en seco para otra persona.
• b. Un vendedor-agente de seguros de vida que trabaja a jornada completa y que vende mayormente para una sola empresa.
• c. Una persona que trabaja en casa conforme a las pautas recibidas de la persona para quién presta los servicios, utilizando los materiales suministrados por dicha persona, los cuales debe devolver a dicha persona o a otra persona designada por ella.
• d. Un vendedor local o viajante (excepto un chofer-agente o un chofer-comisionista) que trabaja a tiempo completo (excepto por ventas incidentales) para una persona o negocio tomando pedidos hechos por unos clientes. Los pedidos tienen que ser para artículos de reventa o de materiales usados en la profesión u ocupación del cliente. Dichos clientes deberán ser detallistas, mayoristas, contratistas u operadores de hoteles, restaurantes u otro tipo de negocio relacionado con alimentos o alojamientos.

Condiciones.   Reténgale al empleado las contribuciones al seguro social y al seguro Medicare sobre las remuneraciones pagadas al empleado si todas las condiciones a continuación le corresponden:

• 1. De acuerdo a un contrato vigente, se entiende que los servicios serán prestados personalmente por dicho empleado.
• 2. El empleado no ha invertido substancialmente en el equipo ni en las facilidades usadas para prestar dichos servicios (excepto en las facilidades de transporte).
• 3. Los servicios son de una naturaleza tal que conllevan una relación continua con la misma persona que le paga.

Las personas que se encuentran en la categoría a o d son también empleados para fines de la contribución al fondo federal para el desempleo (FUTA), con tal que satisfagan las condiciones de la 1 a la 3.

Si desea obtener información adicional, póngase en contacto con la oficina del IRS. La dirección y el teléfono de la misma aparecen en la página 2 de esta circular.

Individuos estatutarios que no son empleados.   Hay dos categorías de individuos estatutarios que no se clasifican como empleados: ciertos vendedores directos y agentes de bienes raíces autorizados. Se consideran personas que trabajan por cuenta propia para efectos de todas las contribuciones federales, incluyendo las contribuciones por razón del empleo, si:

1. Considerablemente todos los pagos por sus servicios como vendedores directos o agentes de bienes raíces autorizados se relacionan directamente a las ventas o actividades similares, en lugar de las horas que trabajan y
2. Los servicios que prestan se hacen conforme a un contrato por escrito que estipula que no serán tratados como empleados para efectos de las contribuciones federales.

Vendedores directos.   Los vendedores directos incluyen las personas que se encuentran en cualquiera de los tres grupos siguientes:

1. Personas que se ocupan en vender (o en solicitar la venta de) artículos de uso y consumo en el hogar o en su lugar de operación que no sea un establecimiento permanente de ventas al detal.
2. Personas que se ocupan en vender (o en solicitar la venta de) artículos de uso y consumo a cualquier comprador a base de compras y ventas, a base de depósito de comisiones, o a cualquier base similar prescrita por la reglamentación para que dichos artículos sean revendidos en el hogar o en su lugar de operación que no sea un establecimiento permanente de ventas al detal.
3. Personas que se ocupan en el negocio de entregar o distribuir periódicos o anuncios de compras (incluyendo cualesquier servicios relacionados directamente a tal entrega o distribución).

El negocio de ventas directas incluye las actividades de individuos que tratan de aumentar las actividades de ventas directas de parte de sus vendedores directos y cuyos ingresos derivados del trabajo se basan en la productividad de dichos vendedores. Tales actividades incluyen la provisión de estímulo y motivación; la comunicación y transmisión de pericia, conocimiento o experiencia; y reclutamiento. Para obtener más información sobre los vendedores directos, vea la Publicación 911, Direct Sellers (Vendedores Directos), en inglés.

Agentes de bienes raíces autorizados.   Esta categoría incluye los individuos que se ocupan en las actividades de tasación y valoración de ventas de bienes raíces si ellos mismos reciben ingresos del trabajo basados en las ventas o en otras actividades por el estilo.

Clasificación errónea de empleados.   Si clasifica a un empleado como si no fuera empleado estatutario y no le retuvo a tal empleado las contribuciones al seguro social y al seguro Medicare, usted será responsable de pagar dichas contribuciones. Vea la sección 3509 del Código Federal de Rentas Internas para más información.

Disposiciones de exención.   Si usted tiene motivos razonables para no tratar a un empleado como si fuera su empleado, usted quizás recibirá exención de pagar las contribuciones por razón del empleo para dicha persona. Para tener derecho a esta exención del pago de las contribuciones, usted deberá radicar todas las planillas de información de una manera uniforme con respecto a la forma en que clasifica al trabajador. Además, para tener derecho a la exención en cualquier período que haya comenzado después de 1977, usted (el patrono) o su predecesor, no debe haber clasificado como empleado a ningún trabajador que ocupe o haya ocupado una posición casi igual a la del trabajador en cuestión.

Especialista técnico de servicios.   Esta exención no se le aplica a ningún trabajador que provea servicios a otro negocio (el cliente) como especialista técnico de acuerdo a un arreglo entre el negocio que provee el trabajador, tal como una empresa de servicios técnicos, y el cliente. Un especialista técnico de servicios puede ser un ingeniero, programador de computadoras, diseñador, especialista en informática, analista de sistemas o cualquier otro trabajador de talentos o habilidades semejantes que realice trabajos similares.

Esta regla no afectará la determinación sobre si el especialista técnico de servicios es un empleado de acuerdo a la relación patrono-empleado bajo la ley común. Si un negocio que provee especialistas técnicos de servicios a los clientes clasifica correctamente como contratista independiente a un especialista técnico de servicios, de acuerdo a lo establecido bajo la ley común, el negocio no estará sujeto a la contribución por razón del empleo sobre las remuneraciones que le pague a dicho especialista técnico de servicios. Además, si usted contrata directamente a un especialista técnico de servicios para que éste desempeñe servicios para su negocio (el de usted) en vez de trabajar para un negocio ajeno, usted quizás tendrá derecho aún a la exención. Vea el apartado titulado Employee or Independent Contractor? de la Publicación 15-A, en inglés.

Ayuda provista por el IRS.   Para más información, póngase en contacto con nuestra oficina en Guaynabo. Si usted desea que el IRS le haga la determinación acerca de la categoría de empleo de un trabajador suyo, radique la Forma SS-8PR, DETERMINACION DEL ESTADO DE EMPLEO DE UN TRABAJADOR PARA PROPOSITOS DE LAS CONTRIBUCIONES FEDERALES SOBRE EL EMPLEO, disponible en español. Puede obtener un ejemplar de esta forma llamando al 1-800-TAX-FORM (1-800-829-3676).

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